Het casusoverleg kan anders!

Afgelopen week sprak ik een arts die in de meeste weken 20% van de tijd in meetings zit. Teamoverleg, locatieoverleg, 1:1 intervisie, teamintervisie, casusoverleg-arts, casusoverleg-team, etc.

Specifiek op dat casusoverleg zoomden we in.

In deze overleggen dient een collega een lastige of niet vaak voorkomende casus in met als doel om hulp en expertise van collega's te vragen. Bij deze organisatie zit men dan met circa 12 artsen of cross-functionele teamleden bij elkaar om tot een passende oplossing te komen waar de inbrenger mee verder kan.

Mijn vraag aan deze arts: "hoeveel mensen dragen dan bij aan zo'n case?" "Meestal 1 of 2 collega's input leveren omdat die de specifieke ervaring hebben, de andere 9 of 10 collega's hebben meestal geen inbreng."

Mijn volgende vraag was: Is het nuttig voor die andere collega's? "Op het moment zelf misschien niet maar je leert van de case voor het geval het zich bij jou ooit voordoet."

Na wat verder doorgraven was dit mijn voorstel:

Lastige cases wil je eigenlijk niet laten wachten tot het volgende casusoverleg. En omdat er per case weinig mensen zijn die input leveren is het slimmer om als 'inbrenger' je casus te posten in bijvoorbeeld een Teams-kanaal.
Spreek met elkaar af dat iedereen de discipline heeft om de casus te lezen. Ben jij degene met input? Lever die dan door een fysieke afspraak te maken of op de post te reageren. Of plan een korte meeting wanneer er meerdere collega's met input zijn.
Leg vervolgens als team een 'knowledge base' of wiki aan waar je cases en de oplossing in vastlegt, zodat anderen er in de toekomst - zonder nieuw overleg - ook wat aan hebben. 

Natuurlijk is het soms ook fijn om met elkaar wel de verbinding aan te gaan en met elkaar om tafel te zitten. Mijn advies daarbij is:
1️⃣ Doe dat heel doelbewust: zorg dat de meeting dan ook elementen bevat die daadwerkelijk zorgen voor verbinding.
2️⃣ Zorg dat de meeting goed is voorbereid: zorg dat de casuïstiek van tevoren wordt ingebracht zodat er een agenda/planning kan worden gemaakt, iedereen het kan lezen en zich kan voorbereiden op het casusoverleg.

Vanzelfsprekend introduceer, implementeer en optimaliseer je zo'n aanpak met elkaar zodat je het samen tot een succes kan maken.

Zoals je ziet kan je meetings heel goed (regelmatig) vervangen voor een asynchrone variant waaraan ieder kan bijdragen op het tijdstip dat hem/haar het beste past en er de focus voor heeft. Dat komt de kwaliteit van de input ten goede en bespaart heel veel tijd.

Hoeveel van jouw tijd zit jij gemiddeld in vergaderingen. Hoe zou je dat slimmer kunnen doen?