Minder en beter vergaderen
Er wordt veel en lang vergaderd; gemiddeld 34% van de werkweek. Dat kost veel tijd en het 'echte' werk leidt eronder. TheDayShift helpt je met een praktische methodiek die zorgt voor minder meetings (tot wel 40%), betere bijeenkomsten, en effectiever en efficiënter samenwerken: zo worden jullie slagvaardiger en draagt iedereen beter bij aan jullie doel.
Beoordeeld met een
4.2/5
Wat we voor je doen:
Tijdens een interactieve workshop met een energieke LEGO®-simulatie of met behulp van een begeleidingstraject leren we jouw (project)team of organisatie alle handvatten waarmee je direct deze resultaten ziet:
Minder vergaderingen
Een vergadering is niet altijd de beste oplossing: we helpen je de juiste (asynchrone) samenwerkvorm te kiezen.
Onder andere door je te leren welke alternatieven er zijn, wanneer je voor welke kiest en hoe je dat effectief inzet.
Beter vergaderen
We zorgen dat de vergaderingen die jullie wel hebben, veel effectiever zijn en korter duren.
Bijvoorbeeld door je te leren hoe vergaderingen optimaal voorbereid en geleid worden en wat ieders rol daarin is.
Onze aanpak
In veel organisaties wordt veel vergaderd. Overleg na overleg, en call na call. Zonder pauzes tussendoor en soms ook zonder tijd om de ene vergadering voor te bereiden en de uitkomsten van de andere te verwerken.
TheDayShift helpt je om dat te doorbreken. In een energieke en leuke Lego® workshop leren we de deelnemers alle handvatten om vergaderen beter voor te bereiden, te leiden en meer en betere input vanuit de aanwezigen te krijgen. Daarnaast leren we je om de kracht van asynchroon vergaderen toe te passen.
Door een Lego® simulatie te gebruiken halen we de aanwezigen uit hun eigen rol van het dagelijks werk en helpen we ze om op een nieuwe manier naar samenwerken en vergaderen te kijken en dit direct te oefenen. Aangevuld met vernieuwende inzichten en praktisch toepasbare kennis is deze workshop een krachtige methode om direct na afloop
We kijken niet allen naar hoe een vergadering beter kan maar ook naar alternatieve samenwerkvormen en welke (digitale) tools daar het beste bij passen. Zo leren jullie precies hoe jullie met meer onderlinge verbinding en meer voldoening jullie werk kunnen doen en vergaderen jullie op zo'n manier dat het energie oplevert in plaats van energie kost.
Tijdens een traject gebruiken we ook de workshop maar coachen we organisatoren van vergaderingen 'on the job' om hun voorzitterskills te vergroten. Daarnaast zorgen we met creatieve commucatie en training dat iedereen het zich eigen maakt om passende samenwerkvormen als alternatief voor vergaderingen te organiseren.
We zorgen dat er een concrete cultuur ontstaat rondom minder en beter vergaderen en dat jullie deze ook echt borgen met elkaar. Denk hierbij bijvoorbeeld aan jullie consensus over hoe jullie om willen gaan met voorbereidingen van vergaderingen of wie er wel of niet aanwezig hoort te zijn.
Iedere week opnieuw pure tijdswinst én betere samenwerking
“Alleen al ons wekelijkse teamoverleg met 10-12 personen is teruggebracht van minimaal 1 uur naar 40 minuten. We zetten vooraf onze agendapunten in een Trellobord zodat we precies weten wat we gaan behandelen en hoeveel tijd we per punt nodig hebben. We spreken elkaar dan ook aan om sommige zaken af te ronden of op een later moment in een kleiner comité verder uit te werken.
Hiervoor was ons teamoverleg een 'rondje langs de velden' waarbij niet iedereen altijd aan bod kwam (introverte mensen houden zich dan vaak stil of mensen die thuis zitten, omdat hybride overleg is, waardoor je in een andere dynamiek zit) en was er vaak te weinig tijd om iedereen zijn/haar ‘verhaal te laten doen’. Nu is het veel meer gericht op actualiteit, dingen die niet helder zijn of waar we met elkaar even kort over moeten afstemmen. Dit helpt ons in de samenwerking en is iedere week opnieuw alleen voor dit overleg al een mooie tijdsbesparing.”
Hester van der Schaaf, Gemeente Waadhoeke.
Wat deelnemers over de workshop zeggen:
“Fijn om te oefenen en ondervinden wat asynchroon vergaderen oplevert.”
“Een praktische en speelse vorm om te kijken naar het ‘saaie’ onderwerp vergaderen.”
“Een universele opdracht die je praktische tools aanreikt ongeacht je achtergrond of business.”
Waardevol om samenwerken te oefenen vanuit verschillende rollen en te zien hoe verschillende vormen van vergaderen werken
Wat we bieden
Workshop minder en beter vergaderen
Een inspirerende, praktisch toepasbare en energieke workshop waarbij we je met behulp van een LEGO®-simulatie laten ontdekken hoe je zo effectief mogelijk vergadert.
- direct na afloop al tijd besparen en betere meetings organiseren.
- leren de keuze te kunnen maken tussen wel of niet vergaderen.
- leren welke alternatieven er voor meetings zijn.
- leren hoe je meetings krachtiger maakt en zorgt voor meer verbinding.
- Je leert de verschillende rollen, optimale voorbereiding en betere besluitvorming toe te passen.
Inclusief intake vooraf en coaching naderhand.
De workshop minder en beter vergaderen kan in een halve of een hele dag worden gegeven voor teams of groepen van verschillende groottes. We vertellen je graag over de mogelijkheden!
Begeleidingstraject minder en beter vergaderen
Naast de workshop en/of communicatieplan om iedereen te leren beter te vergaderen en minder te vergaderen door te leren asynchrone samenwerkvormen te kiezen coachen we frequente voorzitters om hun rol goed te pakken.
Tijdens dit maatwerktraject zetten we gedegen stappen om bewustzijn en kennis te vergroten en gedrag en cultuur te veranderen.
Deze organisaties gaan ook voor een ongekend resultaat:
De beter werken blog
